pivot table Microsoft Excel के सबसे शक्तिशाली और डराने वाले कार्यों में से एक है। शक्तिशाली क्योंकि यह आपको बड़े डेटा सेट को सारांशित करने और समझने में मदद कर सकता है। डराना क्योंकि आप वास्तव में एक एक्सेल विशेषज्ञ नहीं हैं, और pivot table हमेशा जटिल होने की प्रतिष्ठा रखते हैं।
अच्छी खबर: एक्सेल में pivot table बनाना सीखना आपके विश्वास न करने की तुलना में कहीं अधिक आसान है।
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pivot tables का उपयोग किसके लिए किया जाता है?
यदि आप अभी भी थोड़ा confused हैं कि pivot table वास्तव में क्या करता हैं, तो चिंता न करें। यह उन तकनीकों में से एक है जिसे एक बार क्रिया में देखने के बाद समझना बहुत आसान हो जाता है।
pivot table का उद्देश्य बड़ी मात्रा में डेटा को जल्दी से सारांशित करने के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल तरीके प्रदान करना है। उनका उपयोग संख्यात्मक डेटा को बेहतर ढंग से समझने, प्रदर्शित करने और उनका विश्लेषण करने के लिए किया जा सकता है – और इसके आस-पास के अप्रत्याशित प्रश्नों को पहचानने और उनका उत्तर देने में मदद कर सकते हैं।
विभिन्न उत्पादों की बिक्री के योग की तुलना करना।
मान लें कि आपके पास एक वर्कशीट है जिसमें तीन अलग-अलग उत्पादों के लिए मासिक बिक्री डेटा है – उत्पाद 1, उत्पाद 2 और उत्पाद 3 – और आप यह पता लगाना चाहते हैं कि तीनों में से कौन सबसे अधिक रुपये ला रहा है। आप निश्चित रूप से, वर्कशीट को देख सकते हैं और हर बार उत्पाद 1 के प्रकट होने पर संबंधित बिक्री के आंकड़े को मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं। तब आप उत्पाद 2 और उत्पाद 3 के लिए ऐसा ही कर सकते हैं जब तक कि आपके पास उन सभी के लिए योग न हो।
अब, कल्पना करें कि आपकी मासिक बिक्री वर्कशीट में हजारों और हजारों पंक्तियां हैं। मैन्युअल रूप से उन सभी को छांटने में जीवन भर लग सकता है। pivot table का उपयोग करके, आप उत्पाद 1, उत्पाद 2, और उत्पाद 3 के सभी बिक्री आंकड़ों को स्वचालित रूप से एकत्रित कर सकते हैं – और एक मिनट से भी कम समय में उनकी संबंधित रकम की गणना कर सकते हैं।
उत्पाद की बिक्री को कुल बिक्री के प्रतिशत के रूप में दिखाया जा रहा है.
जब आप उन्हें बनाते हैं तो Pivot table स्वाभाविक रूप से प्रत्येक पंक्ति या कॉलम का योग दिखाते हैं। लेकिन यह एकमात्र आंकड़ा नहीं है जिसे आप स्वचालित रूप से उत्पन्न कर सकते हैं।
मान लें कि आपने एक्सेल शीट में तीन अलग-अलग उत्पादों के लिए त्रैमासिक बिक्री संख्या दर्ज की है और इस डेटा को Pivot table में बदल दिया है। तालिका स्वचालित रूप से आपको प्रत्येक कॉलम के नीचे तीन योग देगी – प्रत्येक उत्पाद की त्रैमासिक बिक्री को जोड़कर। लेकिन क्या होगा यदि आप केवल उन उत्पादों की बिक्री के योग के बजाय, इन उत्पादों की बिक्री में कंपनी की सभी बिक्री में योगदान का प्रतिशत खोजना चाहते हैं?
Pivot तालिका के साथ, आप प्रत्येक कॉलम को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि आपको केवल कॉलम कुल के बजाय सभी तीन कॉलम योगों का कॉलम प्रतिशत मिल सके। उदाहरण के लिए, यदि तीन उत्पाद की बिक्री कुल $200,000 थी, और पहले उत्पाद ने $45,000 की कमाई की, तो आप इसके बजाय यह कहने के लिए एक पिवट तालिका संपादित कर सकते हैं कि इस उत्पाद ने कंपनी की सभी बिक्री का 22.5% योगदान दिया है।
Pivot तालिका में उत्पाद की बिक्री को कुल बिक्री के प्रतिशत के रूप में दिखाने के लिए, कुल बिक्री वाले सेल पर राइट-क्लिक करें और कुल योग के>% के रूप में मान दिखाएँ का चयन करें।
डुप्लिकेट डेटा का संयोजन।
इस परिदृश्य में, आपने अभी-अभी एक ब्लॉग रीडिज़ाइन पूरा किया है और URL के एक समूह को अपडेट करना है। दुर्भाग्य से, आपके ब्लॉग रिपोर्टिंग सॉफ़्टवेयर ने इसे बहुत अच्छी तरह से प्रबंधित नहीं किया और दो अलग-अलग URL के बीच एकल पोस्ट के लिए “व्यू” मेट्रिक्स को विभाजित कर दिया। तो आपकी स्प्रैडशीट में, आपके पास प्रत्येक ब्लॉग पोस्ट के दो अलग-अलग उदाहरण हैं। सटीक डेटा प्राप्त करने के लिए, आपको इनमें से प्रत्येक डुप्लीकेट के लिए कुल दृश्य जोड़ना होगा।
यहीं से pivot table चलन में आती है। डुप्लिकेट से सभी मीट्रिक को मैन्युअल रूप से खोजने और संयोजित करने के बजाय, आप ब्लॉग पोस्ट शीर्षक और वॉयला द्वारा अपने डेटा (पिवट तालिका के माध्यम से) को सारांशित कर सकते हैं: उन डुप्लिकेट पोस्ट से दृश्य मीट्रिक स्वचालित रूप से एकत्रित हो जाएंगे।
अलग-अलग विभागों के लिए कर्मचारियों की संख्या प्राप्त करना।
Pivot table उन चीजों की स्वचालित रूप से गणना करने में सहायक होते हैं जिन्हें आप मूल एक्सेल टेबल में आसानी से नहीं ढूंढ सकते हैं। उन चीजों में से एक पंक्तियों की गिनती है कि सभी में कुछ समान है।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक्सेल शीट में कर्मचारियों की एक सूची है, और कर्मचारियों के नाम के आगे वे संबंधित विभाग हैं, तो आप इस डेटा से एक Pivot table बना सकते हैं जो आपको प्रत्येक विभाग का नाम और कर्मचारियों की संख्या दिखाता है। जो उन विभागों के हैं। धुरी तालिका विभाग के नाम से एक्सेल शीट को छाँटने और प्रत्येक पंक्ति को मैन्युअल रूप से गिनने के आपके कार्य को प्रभावी ढंग से समाप्त कर देती है।
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रिक्त कक्षों में डिफ़ॉल्ट मान जोड़ना।
आपके द्वारा Excel में दर्ज किया गया प्रत्येक डेटासेट प्रत्येक सेल को पॉप्युलेट नहीं करेगा। यदि आप नए डेटा को एक्सेल में दर्ज करने से पहले आने की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो आपके पास बहुत सारे खाली सेल हो सकते हैं जो भ्रमित करने वाले लगते हैं या आपके प्रबंधक को यह डेटा दिखाते समय और स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। यहीं से pivot table आते हैं।
आप रिक्त कक्षों को डिफ़ॉल्ट मान, जैसे $0, या TBD (“निर्धारित करने के लिए”) से भरने के लिए आसानी से एक पिवट तालिका को अनुकूलित कर सकते हैं। डेटा की बड़ी तालिकाओं के लिए, इन कक्षों को शीघ्रता से टैग करने में सक्षम होना एक उपयोगी विशेषता है जब कई लोग एक ही शीट की समीक्षा कर रहे होते हैं।
अपनी पिवट तालिका के खाली कक्षों को स्वचालित रूप से प्रारूपित करने के लिए, अपनी तालिका पर राइट-क्लिक करें और पिवट तालिका विकल्प पर क्लिक करें। दिखाई देने वाली विंडो में, खाली सेल इस रूप में लेबल वाले बॉक्स को चेक करें और जब सेल का कोई अन्य मान न हो तो आप जो दिखाना चाहते हैं उसे दर्ज करें।
How to Create a Pivot Table in hindi.
- अपना डेटा कई पंक्तियों और स्तंभों में दर्ज करें।
- अपने डेटा को एक विशिष्ट विशेषता के आधार पर क्रमबद्ध करें।
- अपनी pivot tabe बनाने के लिए अपने सेल को हाइलाइट करें।
- किसी फ़ील्ड को “पंक्ति लेबल” क्षेत्र में खींचें और छोड़ें।
- फ़ील्ड को “मान” क्षेत्र में खींचें और छोड़ें।
- अपनी गणना को ठीक करें।
अब जब आपको इस बात की बेहतर समझ है कि pivot tabel का उपयोग किस लिए किया जा सकता है, तो आइए जानते हैं कि वास्तव में इसे कैसे बनाया जाए।
Step 1:- अपना डेटा पंक्तियों और स्तंभों की श्रेणी में दर्ज करें।
एक्सेल में हर pivot table एक बेसिक एक्सेल टेबल से शुरू होती है, जहां आपका सारा डेटा रखा जाता है। इस तालिका को बनाने के लिए, बस अपने मान पंक्तियों और स्तंभों के एक विशिष्ट सेट में दर्ज करें। अपने मानों को उनके प्रतिनिधित्व के आधार पर वर्गीकृत करने के लिए सबसे ऊपरी पंक्ति या सबसे ऊपरी स्तंभ का उपयोग करें।
उदाहरण के लिए, ब्लॉग पोस्ट प्रदर्शन डेटा की एक एक्सेल तालिका बनाने के लिए, आपके पास प्रत्येक “शीर्ष पृष्ठ” को सूचीबद्ध करने वाला एक कॉलम हो सकता है, प्रत्येक URL के “क्लिक” को सूचीबद्ध करने वाला एक कॉलम, प्रत्येक पोस्ट के “इंप्रेशन” को सूचीबद्ध करने वाला कॉलम इत्यादि। (हम उस उदाहरण का उपयोग आगे के चरणों में करेंगे।)
Step 2:-अपने डेटा को एक विशिष्ट विशेषता के आधार पर क्रमबद्ध करें।
जब आपके पास वह सभी डेटा हो जो आप अपनी एक्सेल शीट में दर्ज करना चाहते हैं, तो आप इस डेटा को किसी तरह से सॉर्ट करना चाहेंगे ताकि इसे pivot tabel में बदलने के बाद इसे प्रबंधित करना आसान हो।
अपना डेटा सॉर्ट करने के लिए, शीर्ष नेविगेशन बार में डेटा टैब पर क्लिक करें और उसके नीचे सॉर्ट करें आइकन चुनें। दिखाई देने वाली विंडो में, आप अपने डेटा को अपने इच्छित किसी भी कॉलम और किसी भी क्रम में सॉर्ट करने का विकल्प चुन सकते हैं।
उदाहरण के लिए, अपनी एक्सेल शीट को “व्यू टू डेट” के आधार पर क्रमबद्ध करने के लिए, कॉलम के तहत इस कॉलम शीर्षक का चयन करें और फिर चुनें कि क्या आप अपनी पोस्ट को सबसे छोटे से सबसे बड़े या सबसे बड़े से सबसे छोटे में ऑर्डर करना चाहते हैं।
सॉर्ट विंडो के नीचे-दाईं ओर ठीक का चयन करें, और आप अपनी एक्सेल शीट की प्रत्येक पंक्ति को प्रत्येक ब्लॉग पोस्ट को प्राप्त हुए दृश्यों की संख्या से सफलतापूर्वक पुन: व्यवस्थित करेंगे।
Step 3:- अपनी पिवट तालिका बनाने के लिए अपने कक्षों को हाइलाइट करें।
एक बार जब आप अपने एक्सेल वर्कशीट में डेटा दर्ज कर लेते हैं, और इसे अपनी पसंद के अनुसार सॉर्ट कर लेते हैं, तो उन सेल को हाइलाइट करें जिन्हें आप pivot table में सारांशित करना चाहते हैं। शीर्ष नेविगेशन के साथ सम्मिलित करें क्लिक करें, और PivotTable आइकन चुनें। आप अपनी वर्कशीट में कहीं भी क्लिक कर सकते हैं, “पिवोटटेबल” का चयन कर सकते हैं और मैन्युअल रूप से उन सेल की श्रेणी दर्ज कर सकते हैं जिन्हें आप पिवोटटेबल में शामिल करना चाहते हैं।
यह एक विकल्प बॉक्स खोलेगा जहां, अपनी सेल रेंज सेट करने के अलावा, आप यह चुन सकते हैं कि इस pivot table को एक नई वर्कशीट में लॉन्च करना है या नहीं या इसे मौजूदा वर्कशीट में रखना है। यदि आप एक नई शीट खोलते हैं, तो आप अपनी एक्सेल कार्यपुस्तिका के निचले भाग में उस पर और उससे दूर नेविगेट कर सकते हैं। एक बार चुनने के बाद, ठीक क्लिक करें।
वैकल्पिक रूप से, आप अपने सेल को हाइलाइट कर सकते हैं, PivotTable आइकन के दाईं ओर अनुशंसित PivotTables का चयन कर सकते हैं, और प्रत्येक पंक्ति और कॉलम को व्यवस्थित करने के लिए पूर्व-निर्धारित सुझावों के साथ एक पिवट तालिका खोल सकते हैं।
step 4:- किसी फ़ील्ड को “Row Label” क्षेत्र में खींचें और छोड़ें।
चरण 3 पूरा करने के बाद, एक्सेल आपके लिए एक खाली Pivot tabel तैयार करेगा। आपका अगला कदम एक फ़ील्ड को ड्रैग और ड्रॉप करना है – जिसे आपकी स्प्रेडशीट में कॉलम के नाम के अनुसार लेबल किया गया है – रो लेबल्स क्षेत्र में। यह निर्धारित करेगा कि कौन सा विशिष्ट पहचानकर्ता – ब्लॉग पोस्ट शीर्षक, उत्पाद का नाम, और इसी तरह – पिवट तालिका आपके डेटा को व्यवस्थित करेगी।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप पोस्ट शीर्षक के आधार पर ब्लॉगिंग डेटा का एक समूह व्यवस्थित करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको बस “शीर्ष पृष्ठ” फ़ील्ड पर क्लिक करके “पंक्ति लेबल” क्षेत्र में खींचना होगा।
Step 5:- किसी फ़ील्ड को “मान” क्षेत्र में खींचें और छोड़ें।
एक बार जब आप यह स्थापित कर लें कि आप अपने डेटा को किस आधार पर व्यवस्थित करने जा रहे हैं, तो आपका अगला कदम किसी फ़ील्ड को मान क्षेत्र में खींचकर कुछ मानों को जोड़ना है।
ब्लॉगिंग डेटा उदाहरण के साथ चिपके हुए, मान लें कि आप शीर्षक के आधार पर ब्लॉग पोस्ट दृश्यों को सारांशित करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, आप बस “दृश्य” फ़ील्ड को मान क्षेत्र में खींचेंगे।
Step 6:- अपनी गणना को ठीक करें।
किसी विशेष मान के योग की गणना डिफ़ॉल्ट रूप से की जाएगी, लेकिन आप जो गणना करना चाहते हैं उसके आधार पर आप इसे आसानी से औसत, अधिकतम या न्यूनतम जैसी किसी चीज़ में बदल सकते हैं।
मैक पर, आप “मान” क्षेत्र में एक मान के बगल में छोटे i पर क्लिक करके, अपने इच्छित विकल्प का चयन करके और “ओके” पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। एक बार जब आप अपना चयन कर लेते हैं, तो आपकी पिवट तालिका तदनुसार अपडेट हो जाएगी।
यदि आप एक पीसी का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपने मूल्य के आगे छोटे उल्टा त्रिकोण पर क्लिक करना होगा और मेनू तक पहुंचने के लिए वैल्यू फील्ड सेटिंग्स का चयन करना होगा।
अब आपने Excel में Pivot table निर्माण की मूल बातें सीख ली हैं। इस समझ के साथ, आप अपनी पाइवोट टेबल से पता लगा सकते हैं कि आपको क्या चाहिए और आप जो समाधान ढूंढ रहे हैं उसे ढूंढ सकते हैं।
